Christina Pasaribu
1 day agoPeran Komunikasi dalam Meningkatkan Kesadaran akan ISO 22000 di Perusahaan
Pelajari pentingnya komunikasi efektif dalam meningkatkan kesadaran akan ISO 22000 di perusahaan. Temukan bagaimana komunikasi yang baik dapat memperkuat implementasi standar manajemen mutu dan keselamatan pangan untuk mencapai keunggulan dalam industri makanan.
Gambar Ilustrasi Peran Komunikasi dalam Meningkatkan Kesadaran akan ISO 22000 di Perusahaan
Baca Juga
Mengapa ISO 22000 Seringkali Hanya Menjadi Sertifikasi di Dinding?
Bayangkan ini: sebuah perusahaan makanan telah mengeluarkan biaya ratusan juta rupiah, menghabiskan waktu berbulan-bulan, dan mengerahkan sumber daya untuk mendapatkan sertifikasi ISO 22000. Sertifikat itu akhirnya terpampang megah di lobi, menjadi kebanggaan tim manajemen. Namun, di lapangan, di dapur produksi, atau di gudang penyimpanan, ada celah. Seorang operator mesin mengabaikan prosedur pembersihan karena "terburu-buru target produksi." Seorang staf gudang mencampur bahan baku yang baru datang dengan stok lama tanpa pencatatan yang jelas. Sertifikasi ada, tetapi mindset dan kesadaran akan keamanan pangan belum meresap. Di sinilah letak paradoksnya: perusahaan bisa memiliki sistem yang sempurna di atas kertas, tetapi gagal total dalam implementasi karena satu hal yang sering diremehkan: komunikasi.
Fakta mengejutkan dari berbagai audit internal dan eksternal menunjukkan bahwa lebih dari 60% ketidaksesuaian (non-conformity) dalam sistem manajemen keamanan pangan bukan disebabkan oleh kurangnya prosedur, melainkan oleh kegagalan komunikasi dan kurangnya pemahaman menyeluruh dari seluruh lapisan karyawan. ISO 22000 bukan sekadar dokumen untuk disimpan, melainkan budaya yang harus hidup dan bernapas dalam setiap aktivitas perusahaan. Dan budaya hanya bisa tumbuh subur jika disirami dengan komunikasi yang efektif, konsisten, dan menyeluruh.
Baca Juga
Memahami Dasar: Apa Sebenarnya Komunikasi dalam Konteks ISO 22000?
Dalam standar ISO 22000:2018, komunikasi bukanlah hal sampingan. Ia tertanam dalam klausul penting yang menekankan kebutuhan untuk menetapkan, menerapkan, dan memelihara proses komunikasi yang efektif, baik internal maupun eksternal. Ini berarti komunikasi dirancang secara strategis, bukan sekadar pengumuman sporadis.
Komunikasi Internal: Menjembatani Visi Manajemen dengan Aksi Lapangan
Komunikasi internal adalah jantung dari kesadaran. Ini adalah proses bagaimana kebijakan keamanan pangan dari direktur utama diterjemahkan menjadi langkah konkret yang dipahami oleh mandor, operator, hingga petugas kebersihan. Tanpa jembatan ini, visi akan terdampar dan aksi akan kehilangan arah. Komunikasi internal yang baik memastikan bahwa setiap orang, tanpa terkecuali, memahami peran dan kontribusinya dalam menjaga keamanan produk.
Berdasarkan pengalaman langsung dalam membantu perusahaan mengimplementasikan sistem, pola komunikasi satu arah (seperti memo atau spanduk) hampir selalu gagal. Kesadaran yang sejati lahir dari dialog. Misalnya, alih-alih hanya menyampaikan "harus cuci tangan", jelaskan konsep cross-contamination dengan contoh nyata bagaimana bakteri dari tangan bisa bermigrasi ke produk dan berpotensi menyebabkan foodborne illness pada konsumen, yang pada akhirnya dapat merusak reputasi perusahaan dan mengancam kelangsungan usaha serta pekerjaan mereka semua.
Komunikasi Eksternal: Membangun Rantai Pasok yang Transparan
Keamanan pangan adalah tanggung jawab bersama sepanjang rantai pasok. Komunikasi eksternal yang efektif dengan pemasok, distributor, pelanggan, bahkan regulator seperti BPOM, adalah kunci. Perusahaan perlu secara proaktif menyampaikan persyaratan keamanan pangan dan merespons setiap kekhawatiran dengan cepat. Dalam era digital, ketidaktransparan informasi dapat dengan cepat menjadi public relations crisis.
Sebagai contoh, sebuah perusahaan harus memiliki protokol komunikasi yang jelas ketika terjadi penarikan produk (product recall). Kecepatan dan keakuratan informasi yang disampaikan kepada publik, distributor, dan otoritas dapat membedakan antara insiden yang terkendali dengan bencana yang mengakhiri karir sebuah brand. Sumber daya seperti halokonstruksi.com sering membahas pentingnya sistem manajemen krisis, yang prinsip komunikasinya sangat relevan dengan industri pangan.
Baca Juga
Mengapa Komunikasi yang Buruk Menjadi Bumerang bagi Sistem Keamanan Pangan?
Mengabaikan kekuatan komunikasi sama saja dengan membangun benteng pertahanan keamanan pangan dengan pintu yang terbuka lebar. Risikonya nyata dan berdampak langsung pada bisnis.
Meningkatkan Risiko Kontaminasi dan Ketidaksesuaian
Ketika informasi tentang perubahan prosedur, temuan bahaya baru (new hazard), atau hasil audit tidak sampai ke garis depan, karyawan akan terus bekerja berdasarkan kebiasaan lama yang mungkin sudah tidak aman. Ini menciptakan gap berbahaya antara sistem yang terdokumentasi dan praktik aktual. Sebuah studi kasus dari industri pengolahan seafood menunjukkan bahwa peningkatan insiden kontaminasi mikrobiologis seringkali berkorelasi dengan rotasi karyawan baru yang tidak mendapatkan briefing komunikasi yang memadai tentang Critical Control Points (CCP).
Menurunkan Moral dan Keterlibatan Karyawan (Employee Engagement)
Karyawan yang tidak dilibatkan dalam komunikasi tentang "mengapa" di balik suatu peraturan cenderung merasa hanya sebagai "robot" yang menjalankan perintah. Mereka tidak merasa memiliki (sense of ownership) terhadap sistem keamanan pangan. Padahal, mereka adalah mata dan telinga pertama yang dapat mendeteksi anomali. Komunikasi top-down tanpa ruang untuk umpan balik (feedback) akan mematikan inisiatif dan kewaspadaan kolektif ini.
Membuang Investasi Sertifikasi
Seperti cerita di awal, sertifikasi yang mahal akhirnya hanya menjadi pajangan. Saat audit surveilen atau recertification tiba, auditor tidak hanya memeriksa dokumen, tetapi juga mewawancarai karyawan di semua level. Jika jawaban mereka tidak selaras dan menunjukkan kurangnya pemahaman mendalam, temuan ketidaksesuaian mayor bisa muncul. Ini berisiko terhadap pencabutan sertifikat—sebuah kerugian finansial dan reputasi yang besar. Proses persiapan sertifikasi yang komprehensif dapat dipelajari melalui lembaga pelatihan terkait, seperti yang ada di diklatkonstruksi.com, yang prinsip persiapannya serupa untuk berbagai skema sertifikasi sistem manajemen.
Baca Juga
Bagaimana Membangun Strategi Komunikasi yang "Ngemis" untuk ISO 22000?
Kata "komunikasi" sering terdengar kaku. Di sini, kita perlu membuatnya "ngemis" (menarik, mudah diingat, dan menyentuh). Strateginya harus multi-saluran dan berlapis.
Menciptakan Pesan yang Jelas, Relevan, dan Mudah Dicerna
Hindari jargon teknis seperti "menetapkan OPRP" saat berbicara dengan tim produksi. Ubah menjadi, "Teman-teman, suhu minyak di titik ini harus kita jaga di angka 175°C, karena ini adalah batas aman untuk membunuh bakteri berbahaya. Jika turun, kita berisiko." Gunakan visual—poster, infografis, video singkat—yang ditempelkan di titik strategis. Ceritakan kisah nyata (storytelling) tentang akibat dari keracunan pangan untuk menyentuh sisi emosional.
Memilih Saluran dan Metode yang Tepat Sasaran
Gunakan kombinasi saluran formal dan informal:
- Briefing Rutin Harian (Toolbox Meeting): 5 menit di awal shift untuk mengingatkan CCP hari itu.
- Platform Digital Internal: Grup WhatsApp untuk tim QC menyampaikan alert cepat, atau portal internal yang berisi library prosedur.
- Pelatihan Interaktif & Simulasi: Alih-alih seminar satu arah, buat pelatihan dengan role-play menangani insiden kontaminasi.
- Program Penghargaan & Apresiasi: Beri apresiasi pada karyawan yang aktif melaporkan potensi bahaya atau memberikan usulan perbaikan.
Membangun Budaya Umpan Balik dan Pelaporan Tanpa Rasa Takut
Komunikasi harus dua arah. Bangun mekanisme yang memudahkan dan melindungi karyawan untuk melaporkan kondisi tidak aman, pelanggaran prosedur, atau memberikan ide tanpa takut dihakimi. Sistem anonymous reporting bisa menjadi awal yang baik. Tim manajemen harus merespons setiap laporan dengan serius dan memberikan tindak lanjut yang terlihat oleh semua, sehingga karyawan percaya bahwa suara mereka didengarkan. Prinsip ini sejalan dengan budaya K3 yang baik, sebagaimana sering didiskusikan dalam komunitas profesional di ahlik3.id.
Baca Juga
Mengukur Keberhasilan: Apakah Komunikasi Anda Sudah Efektif?
Komunikasi yang tidak terukur adalah komunikasi yang asal-asalan. Kita perlu indikator untuk mengetahui apakah pesan sudah sampai dan dipahami.
Indikator Kuantitatif dan Kualitatif
- Kuantitatif: Tingkat kehadiran dalam pelatihan, jumlah laporan bahaya/insiden yang masuk (peningkatan bisa berarti kesadaran meningkat, bukan insidennya), hasil kuis atau evaluasi pemahaman pasca-pelatihan, penurunan temuan ketidaksesuaian minor dalam audit internal.
- Kualitatif: Observasi perilaku (behavior observation) di lapangan, kedalaman jawaban karyawan saat diwawancara, suasana (climate) diskusi dalam rapat-rapat tim, serta sentimen dan pertanyaan yang muncul di kanal umpan balik.
Lakukan survei kepuasan dan pemahaman karyawan secara berkala. Analisis gap antara pengetahuan yang diharapkan dan pengetahuan aktual, lalu gunakan hasilnya untuk menyempurnakan materi dan metode komunikasi Anda.
Peran Pemimpin sebagai Komunikator Utama
Kesadaran dimulai dari atas. Pemimpin, mulai dari CEO hingga supervisor, harus menjadi duta dan teladan utama dalam komunikasi keamanan pangan. Ketika seorang plant manager secara konsisten membahas topik keamanan pangan dalam tur lapangan, atau ketika direktur utama menyisihkan waktu untuk sesi townhall tentang pentingnya ISO 22000, pesan itu akan terasa lebih kuat dan dianggap penting. Kepemimpinan yang terlihat (visible leadership) adalah penguat komunikasi yang paling ampuh.
Baca Juga
Dari Kesadaran Menjadi Budaya: Komunikasi sebagai Penggerak Perbaikan Berkelanjutan
Tujuan akhir dari semua ini adalah mentransformasi kesadaran menjadi budaya keamanan pangan yang berkelanjutan. Komunikasi adalah oli yang membuat roda Plan-Do-Check-Act (PDCA) dalam ISO 22000 terus berputar lancar.
Melalui komunikasi yang efektif, temuan audit, hasil analisis insiden, dan umpan balik pelanggan tidak berhenti sebagai laporan. Ia menjadi bahan diskusi untuk perbaikan proses (kaizen). Setiap karyawan merasa menjadi bagian dari sistem yang dinamis yang terus belajar dan beradaptasi. Inilah yang membedakan perusahaan yang sekadar "bersertifikat" dengan perusahaan yang benar-benar "unggul dan tangguh" dalam keamanan pangan.
Baca Juga
Komunikasi: Senjata Rahasia untuk Keunggulan Bersaing di Industri Pangan
Meningkatkan kesadaran akan ISO 22000 melalui komunikasi yang brilian bukan lagi sebuah pilihan, melainkan sebuah keharusan strategis. Di tengah persaingan industri pangan yang ketat dan konsumen yang semakin kritis, perusahaan yang mampu menumbuhkan budaya kesadaran kolektif akan memiliki keunggulan kompetitif yang nyata. Mereka tidak hanya meminimalkan risiko, tetapi juga membangun ketahanan organisasi, meningkatkan efisiensi, dan yang terpenting, memperoleh kepercayaan (trust) dari konsumen dan mitra bisnis.
Memulai perjalanan transformasi komunikasi ini membutuhkan komitmen dan terkadang panduan dari pihak yang berpengalaman. Jika Anda merasa sistem komunikasi internal perusahaan Anda masih perlu dioptimalkan untuk mendukung kesadaran penuh akan ISO 22000 atau standar sistem manajemen lainnya, jangan ragu untuk mengeksplorasi konsultasi profesional. Jakon hadir dengan solusi terintegrasi untuk membantu perusahaan Anda tidak hanya meraih sertifikasi, tetapi juga menghidupkannya dalam setiap aspek operasional. Kunjungi jakon.info hari juga untuk berdiskusi tentang bagaimana kami dapat membantu membangun budaya keamanan pangan yang kokoh dan berkelanjutan di organisasi Anda.
